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费用报销及财务报销管理规定

2014年03月12日 来源: 浏览: 字号:T|T
   为加强财务管理,规范费用报销,有效利用和控制资金,实现低成本高效益运行,特制订本管理规定。
一、管理职责
(一)、财务部负责制订和调整财务报销管理规定,审核报销凭证、报销手续,核算报销金额,分割核算对象,由相关会计进行帐务处理。
(二)、各职能部门负责人负责审核有关报销凭证和按规定权限进行审批,并协助本规定的实施。
二、管理内容和要求
(一)、财务报销单证的要求
1、所有发票、单证的报销,必须业务内容完整,金额计算正确,大小写相符,字迹清晰,如:开票日期、公司全称、品种规格、数量、单价、金额等缺一不可。
2、增值税专用发票必须按发票格式逐栏正确填写和签章,任何项目填写的内容与实际不符的一律不予报销。汇总开具的专用发票,必须有一份增值税专用发票销货清单附件,否则不予报销。有密码的增值税发票,右上角的密码不得有任何损坏迹象,否则由经办人负责退回。
3、统一发票(指增值税专用发票以外,加盖有税务监制章的发票)、收款收据报销必须加盖开具收据的单位公章(或财务专用章)和经办人签字。如果确实无法取得开具单位公章的,必须有对方经办人的私章和签字,由相关的部门主管签字, 否则不予报销。白条一律不予报销。
4、购进各种原材料,包括燃料、动力及主要材料、辅助材料、外购半成品、包装物、固定资产,必须用增值税专用发票报销。对确实不能取得专用发票的,必须用税务统一发票报销(考虑价税因素)。收款收据报销必须照减进项税(价格为平价),对物价上下波动,必须按价格调整通知单,由供应部门主管及主管副总审核,总经理批准,同意上浮(物价),对只能取得收款收据的事先必须报总经理批准。
5、购货发票报销时必须有合同及采购审批单,超计划采购部分不予报销。采购计划变动的由主管副总签字证明。实物入库数量与采购发票不符时,按入库数量计算,其失少部分差异由经办人负责追查,追查未果时,由责任人赔偿。特殊原因可由经办人提出书面报告,经主管副总审核,由总经理批准确定报销金额。
(1)采购物资的价格应遵循优质低价的原则,同类同品牌同规格产品按可比价判断,超出可比价的应作说明,填写价格调整通知单,经总经理签字;否则,价格超高部分不予报销。
(2)购货发票因质量扣款、数量短少、价格超高等情况,由经办人主动到财务部去扣款。在稽核时被发现应扣而未扣的,通知经办人办理并处罚经办人应扣款额的50%。
(3)购置零部件价值在2000元以上应视同固定资产,按固定资产的购置和管理办法办理相应的手续,由总经理批准方可报销。
(4)购货合同的签订,总价值在2万元至20万元内的,由分管副总审批,总价值在20万元以上,由总经理审批。
(二)、差旅费的报销
1、乘坐飞机的报销标准
(1)乘坐飞机首要条件两地相距300公里以上(以火车距离为参考),不足300公里乘座飞机,按乘座火车的报销标准执行。
(2)董事长 、总经理出差乘坐飞机,原则上不允许坐头等舱、公务舱,一般情况下只可以报销经济舱的飞机票、保险费,其他费用不予报销。
(3)副总经理级(包括总监)出差乘坐飞机,可以报销经济舱的飞机票、保险费,其他费用不予报销。
(4)市场及开发部门人员及其他特殊情况出差乘坐飞机,须经主管副总批准,附申请单可以凭票报销经济舱的飞机票、保险费,其他费用不予报销。事先未经审批,一律不予报销。
(5)其他人员出差乘坐飞机,如往返行程中机票特别便宜的可乘坐,可按硬座车票报销。
2、乘坐火车的报销标准
(1)董事长、总经理、副总经理出差乘坐火车可以凭票按实报销。
(2)其他人员出差限乘火车硬座车,凭车票报销;特殊情况可以报销补票手续费,(但须经主管副总认可)其他费用不予报销。
(3)出差乘坐火车连续8小时以上或晚上(当天20时至次日7时之间)乘车6小时以上的可凭票报销硬席卧铺票。
(4)其他人员出差乘坐火车按规定可以乘坐卧铺而不坐的,每次按票面金额50%给予补贴,如果在起点买不到卧铺票而在途中补办的,则未乘卧铺的一段路程经查旅客列车时刻表上所列的里程,按相应车次给予50%比例补贴。
3、乘坐长途汽车的报销标准
(1)出差乘坐长途汽车凭票报销,车票票面未注明起讫日期、时间和起讫地点的必须自行注明,否则不予报销。
(2)因公出差在300 公里以外乘车连续8小时以上(或当天晚上20时至次日7时之间)可以凭票报销卧铺票。不乘卧铺的每次可以补贴50元,乘坐豪华空调车的不再报销补贴。
(3)销售分公司负责人回公司开会往返行程间乘坐长途汽车按以上条款执行,凭票报销。其他时间不予报销,费用由销售分公司自行负担。
(4)杭州分部人员和其他人员搭乘公司或公司领导车辆,不得报销长途汽车费。
4、乘坐公共汽车、市内交通车的报销标准
出差人员乘坐公共汽车、市内交通车凭票按实报销。
5、乘坐出租车的报销标准
(1)乘坐出租车时有下列情形之一的(根据下列情况具体执行):
a、出租车发票无日期与起讫时间的,扣20%;
b、出租车发票无起讫地点的,扣20%;
c、出租车定额发票未注明日期与起讫地点的,扣20%;
d、出租车发票跨报销阶段的。(不予报销)
(2)董事长、总经理乘坐出租车,凭票按实报销。
(3)其他人员乘坐出租车凭票按限额报销,按出差实际天数计算。
报销人员
限额
备注
副总级(总监级)
50元/天
晚上11点以后的出租车发票原则上不予报销
部长级
40元/天
其他人员
30元/天
(4)出租车票连号需书面说明理由,单张或连号总额超出50元由主管副总签字批准后按程序报销。      
6、误餐补贴报销标准
(1)公司人员出差绍兴地区、义乌地区可享受误餐补贴6元/天,出差省内其他地区享受20元/天。省外30元/天。
(2)出差诸暨范围内不享受误餐补贴(包括同山)。量体、跟单人员可享受误餐补贴6元/天。
(3)杭州分部和直营店人员在当地所在地区范围出差不享受误餐补贴。
(4)出差期间因业务需要发生招待费时不得享受误餐补贴。
(5)出差人员参加培训、会议、实行集体用餐或餐费按实报销的,不得享受误餐补贴。
(6)公司人员因公出国(包括香港、澳门、台湾)每人每天补贴300元;出国培训组团考察(餐费、住宿费、交通费由组团统一支付)的,每人每天补贴100元。
(7)公司量体人员因经销商邀请出差量体的,出差费用一律向公司报销,经商务部签字(8)驾驶员出车住宿费、外出加油费应由乘车人签字证明。(单位外乘车人除外)。
7、住宿费报销标准
(1)董事长、总经理出差每天住宿费标准:一类地区450元以下、二类地区400元以下、凭票报销,超出自负50%,节约奖励50%。
(2)副总经理级(包括总监)出差每天住宿费标准:一类地区300元以下、二类地区250元以下,凭票报销,超出自负50%,节约奖励50%。
(3)部长(副部)级出差每天住宿费标准:一类地区200元以下,二类地区160元以下,凭票报销,超出自负50%,节约奖励50%。
(4)科长级以下出差每天住宿费标准: 一类地区180元以下、二类地区140元以下,凭票报销,超出自负50%,节约奖励50%。
(5)分公司人员(包括客户),回公司开客户订货会在枫桥住宿时,每天住宿费标准为100元以下,在步森宾馆(或指定宾馆),费用由公司结算。若有超支,则超支部分自行支付或由公司在其工资中扣除。销售分公司负责人其他时间发生的住宿费自负。
(6)杭州分部和直营店人员出差枫桥总部,住宿一般在步森宾馆(或指定宾馆),否则不得报销住宿费用。
(7)诸暨市范围内原则上不报住宿费;
(8)因公出差的所有人员,按出差时间推算,在第二天可以乘坐交通工具出差不影响工作的,不予报销当天的住宿费。
(9)没有住宿发票或发票无时间、无姓名、时间不相关、有涂改痕迹的一律不予报销住宿费、餐费补贴。
注:一类地区指:北京、浙江、江苏、上海、广东;
二类地区指:上述一类地区以外的省、市、自治区。
8、其它报销标准
(1)分公司人员除回公司开会培训,应公司要求(因公)回公司办事往返行程间的差旅费由公司负担外,其他时间发生的差旅费一律自负,分公司其他人员所发生的一切差旅费都由销售分公司自行负担。
(2)驾驶员行车途中发生的过路、过桥、停车费等与行车相关的正常费用由办公室车辆调度员签字凭票按实报销;所有违章罚款按80%报销。特殊情况由驾驶员以书面形式申请,经总经理批准可以报销。
(3)因公外出培训、学习和参加会议,必须附相应的通知单。其住宿费、餐费已包含在会务费、培训费中或由主办单位免费提供的,不再另行报销住宿费、餐费。
(4)为节约费用开支同一路线多人出差其住宿费出租车费等按可组合的较低费用标准报销,如一个人的住宿标准能为2个人提供住宿则按一个人的费用标准报销(可按最高级别员工组合,不允许全部按最高级别员工组合)。
注:差旅费报销时应附出差申请单和出差情况汇报,各部门通用表格附后。由出差人员填写,主管签字,在财务报销时由出纳留存,每月汇总交还主管。
(三)、电话费报销标准
1、手机话费一律按公司浙步股[2009]第5号文件《关于调整手机费用报销标准的通知》的规定执行(如遇文件变动,则按新规定执行)。
2、凡有手机话费报销的,不再报销其他电话费。
3、无手机话费报销的,外出途中因工作需要发生电话费,应有电话号码记载并注明联系事宜,经主管部长签字证明,否则不予报销;对电话费总额超过50元(含本数)的,需主管副总批准报销。
(四)、招待费用报销标准
1、招待费用包括餐费、礼品及其他方面为客人开支的费用。
2、董事长、总经理发生的招待费用,可以凭票按实报销。
3、副总级发生招待费用,必须注明招待日期、对象、原因、人数,经总经理批准凭票报销,否则每项扣20%。
4、各部门主管确因工作需要在枫桥以外地区发生的招待费用,应附明细菜单并注明招待日期、对象、原因、人数,由总经理批准凭票报销,否则不予报销。
5、其他人员在枫桥以外地区发生的招待费用(包括餐费、礼品),应说明情况,由总经理签字凭票给予报销。
(五)、运输费用报销标准
1、运输费用发票报销,必须以能抵扣税款的发票(不包括外贸货贷)为主要发票,还必须附有货运单,否则不予报销。对运费在100元以下确实不能取得抵扣税款发票的,应有主管部长的签字认可,财务视情况扣除税款。
2、为客户代办运输产品所发生的代垫代付运费的报销:
(1)运输发票报销必须以能抵扣税款的发票为主要发票,必要的情况下还须附运输委托书、运输合同和产品发运单,发运单上应有客户签收,客户为单位的还须盖上公章,签收的单位和个人必须与销售合同上的单位和个人一致。
(2)运输发票的单位名称根据销售合同上规定的运费承担者的单位名称填开。运费属需方负担的发票报销时,须附发票复印件。
(3)代付运输发票审计后报销结算时,由销售会计在发票复印件后签收并进行登记和按规定传递并作转账处理。
(4)不符合以上要求的代垫代付运输发票不予以报销。
(六)、广告费用的报销:
1、公司策划的广告必须由策划部申请,在公司预算内(每年年初由总经理班子提出预算计划,报董事会决策批准)的由总经理审批,超过预算外的报董事长审批。
2、广告费用报销必须附广告合同。在报刊杂志上做广告原则上必须有广告内容复印件,对有型实体广告报销必须附“广告验收报告”,特殊情况另外说明。
3、客户的广告费报销:(1)由客户提出申请(填报广告费支出项目审批表);(2)区域经理签字(根据广告验收报告);(3)总经理审批。
(七)、车辆维修费用的报销:(另行规定)
(八)、其它费用报销标准
1、需要安装、调试的设备必须在合同或协议书上注明其安装、调试费用额,并规定权限签字,否则不予报销。建筑、安装工程的发票报销,必须附有建筑、安装合同、有关部门组织的工程验收报告,签订合同时注明发票的种类,如:建筑、安装专用发票、统一发票、收款收据。
2、邮政特快专递等邮件发票报销必须在报销单上注明邮件名称,单件费用在50元以上的,必须由所在部门负责人签字确认,单件费用在100元以上的由主管副总签字认可。寄给销售分公司的,由经办人注明该销售分公司及负责人名称,并经部长签字证明,费用由分公司自负。寄给客户的费用由客户自负。
3、工伤医药费发票报销按公司相关规定执行,否则不予报销
4、参加学习培训费用的报销:凡属学习培训的均须附总经理批准的通知书,报销时培训费开支单列。
5、银行汇、贷手续费先由相关主管会计签字证明经审稽后报销。
(九)、报销单整理、粘贴、填写标准
1、报销单整理以同一类票据所发生的时间先后为顺序。
2、整理有序的报销凭据,正面向上,左上角对齐,粘贴平整,中间不鼓包,两侧与报销单等宽,当报销凭据比报销单长时,折叠平整。
3、报销单粘贴时注意不能把凭据票面的金额粘贴住,若因此发生的审稽金额与报销金额不符,由报销人自负。
4、报销单填写(包括出差通知单填写、审批)必须用黑色的钢笔或水笔,以防日久褪色。
5、“差旅费报销单”及费用报销单填写:部门、出差人、报销日期、出差日期、出差事由、各栏费用、金额大小写等项目必须完整与正确。
6、合计金额大写时必须注意:前面用“¤”封顶,后面用大写“零”补足。
7、外购材料发票、邮寄发票等票据应单独粘贴报销。
(十)、财务报销附件及要求
1、原材料购货发票:入库单财务联、进货检验单、数量抽检单或磅码单(以重量作单位的产品)、物料采购申请单财务联、价格变动及供方供货应附购销合同。
2、外协外购件、辅助材料购货发票:入库单财务联、检验单、磅码单、物料采购申请单财务联等。
3、备品备件购货发票:入库单财务联、物料采购申请单、备件报检单、数量抽检单或财务联等。
4、固定资产的发票:设备购(添)置申请单、设备开箱验收单、购销合同、设备安装验收单、入库单财务联、检验单财务联等。如果购入的设备价格超出申请资金,必须由总经理批准。
5、办公、劳保用品购货发票:入库单财务联、印刷品申请表、采购计划单。
6、购买书籍的发票:由主管副总批准的购书申请单、机物料仓库开具的入库单或办公室登记。
7、分公司添置资产:经批准的添置报告、资产登记清单。
8、基建材料购入的发票:入库单财务联、基建物业部采购计划单、检验单等。
9、基建工程发票:合同、工程决算书、验收报告。基建工程不得转包。
10、设备安装、调试发票:合同、验收报告。
11、电脑、复印机等办公设备维护、保养的发票:外协修理(加工)单、合同等。
12、车队运输发票:货运单,相应的出、入库单等。
13、零星运输发票:内容齐全的运输登记表,相应的出、入库单等;汽车带货由主管部长签字证明。
14、公司员工发生旅游、参观费用:事先由负责人出具书面报告并注明本次预算费用总额开支标准:如住宿、补贴等,个人费用1万元以下,团体费用5万元以下的经总经理批准,超出限额经董事长批准。
15、水电费发生的费用:管道工和电工每月申报的用水度数和用电度数。
16、工伤费用发票:工伤证明单、工伤领导小组的处理结果。
17、进口设备、材料的各种税费:经总经理批准的报告、合同。
18、工作服、工作帽、捐赠品、福利费用:总经理批准单、机物料仓库入库单。
19、名片费用:由策划部设计,主管副总批准,
20、探望病人费用:由工会领导批准(办公室主任可参与)。
21、报刊杂志所发生的费用: 由部门主管审核,报总经理最后批准。
22、购买摄影配件费用:由策划部批准,机物料仓库入库。
23、大宗礼品(包括广告衫、广告笔等):经总经理批准的报告、机物料仓库入库单。
24、差旅费:经部门主管批准的员工出差通知单。
(十一)、财务报销程序
1、经办人必须将自审无误的发票、单证,根据附件要求整理粘贴好,送审稽员审核。
2、审稽员根据本标准所规定的条款,审稽签章后退还经办人,由经办人根据审批权限分别送审批人签字。
3、经办人到相关会计(出纳)处办理报销手续。
(十二)、财务报销审批权限
1、由董事长审批的范围
(1)一次送礼金额在2万元以上;
(2)新上技改项目,包括从填土开始到工程结束(5-50万元) ;
(3)进口设备引进;
(4)企业经营决策,如股份制改造,对外联营、合作、投资;
(5)对救灾等捐款、捐物3万元以下的开支费用。4-10万元由核心董事商定,10-50万元由董事会讨论决定,50万元以上由股东大会决定;
(6)固定资产购置5-50万元,包括无形资产、进口关税费。50万元以上由董事会讨论决定;
(7)公司的大额福利费用开支;
(8)上交税、费、人身保险、基本养老保险、财产保险等费用的报销
(9)总经理本人经手的费用。
2、由总经理审批的范围
(1)固定资产购置5万元以下,包括无形资产、进口关税费;
(2)一次性添置日常用品总金额3万元以下或单位价值3000元以下;
(3)副总经理、副总级差旅费和出差纯差旅费400元以上的员工的报销由总经理批准签字;
(4)招待费用、乘坐飞机费用由总经理批准签字;
(5)一次送礼金额在2万元以下(含2万元);  
(6)广告费预算内的审批;
(7)租赁、融资、借款利息;
(8)各种培训、报名、聘用师资的报销;
(9)员工旅游等发生的费用的报销,一般福利费用的报销;
(10)上级有关部门发生的费用报销;
(11)由副部长以上(含副部长)陪同关系单位、政府部门来公司参观指导的费用报销;
(12)直线电话、手机费按限额凭票报销;
(13)汽车修理费用的报销;
(14)设备安装、就位费用的报销;
(15)采购货物总价值在20万元以上;
(16)办事处添置资产费用;
(17)无明确规定权限一次性支出在10000元以上;
(18)租房费用;
(19)工伤医药费的报销;
(20)材料短少需要赔偿额度的报销;
(21)水费、电费的报销;
(22)驾驶员添置汽车修理配件、工具的报销;
(23)各类汽车的养路费、保险费、年检、年审等政策性费用的报销;
(24)驾驶员非人为造成的违章罚款的报销;
(25)枫桥的伙食招待费;
(26)其他有关费用。
3、副总经理(总监)审批的范围:
出差纯差旅费用400元以下的所辖部门部长以下的员工的报销
(十三)、其他规定
1、董事长的差旅费和日常费用报销由总经理签字报销。
2、本规定有明确规定报销办法的,按标准执行。没有明确规定的,先由审稽审核后转交主管副总或总经理批准,批准后的报销单由审稽负责转交相关会计进行账务处理。
3、供应部门应及时向成本会计提供价格变动数据,另外原则上3个月提供一份最新价格参照表,(具体由供应部门根据淡旺季自行调节,但最长不得超过4个月,每年不得少于4次,需附目录并装订成册)。
4、本管理规定在不适应公司发展需要时,由财务部参照最新财务管理的若干规定提请书面修改意见,经总经理批准后执行并报董事长备案。
5、所有报销单须审稽员独立审稽,审稽有权拒绝受理不符合本管理规定的一切发票、单证并不负任何责任。
6、审稽人员违反本管理标准的规定,受理并通过了不符合本标准规定的发票、单证,按报销金额的1%予以罚款,并退回不符合规定的发票、单证,由财务部主办会计进行监督。
7、报销后尚有挂账的,其挂账金额超过挂账限额标准按月计扣银行同期贷款利率资金占用费,由审稽结算并在月末一次性分段,在当月工资中扣除,经财务负责人复核并报劳资核算员执行。如果出纳会计未按标准扣罚利息,则扣出纳会计当月工资100元,由财务部主办会计进行监督。
8、各正副部长、主任等,凡是超越规定的审批权限的,则每次扣本月工资50元,罚款在工资中扣除,由财务部负责监督并报劳资人员执行。
9、所有出差人员按出差归途最后日期算起期限为七天,(连续出差的按最后回公司日期计算)逾期报销,按报销金额的0.2%按日扣除,延期30天以上报的作每天按票面额的1%扣罚,由审稽计算并执行。驾驶员出差在外,无法按时报销,则回公司后一天内报销完毕,并需提供相应的出车单以作证明,否则仍按以上执行。 
10、票证报销程序
(1)经办人员先填写
(2)报销单经部门主管审核签字确认
(3)财务审稽确认
(4)主管副总审核签字确认
(5)财务总监审核签字确认
(6)总经理签字确认
(7)董事长签字确认
(8)出纳处报销(根据签字报销权限,主管副总权限许可的则不需经过(6)、(7)程序,总经理权限许可的则不需经过(7)程序。
11、报销人需熟知费用报销管理规定,在送审前必须办齐一切手续。送审后的报销单不再更改。若因手续不全、单据不符合报销要求,导致报销金额与所填金额不相符的,均按审稽确认的金额执行。
(十四)、检查与考核
1、本标准由财务部负责组织贯彻执行。
2、本标准的实施由总经理会同财务部检查与考核。
3、本管理规定自发布之日起实行。
 
             
                         2009年3月9日
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